記者 陶后夫

    上周六，2010中國會展年會———第二屆中國會展組織者CEO沙龍在義烏舉行，前來參會的大都是身處各行業的知名會展公司高管。他們事先被主辦方要求寫一篇“命題作文”———“后工業化時代展會專業買家的邀請”。

    與會的不少會展企業高管都認為，后工業時代會展業的“生態環境”與上世紀八九時年代相比發生較大變化：城市化、服務業蓬勃發展；消費文化日趨多元化；高科技在生活中普遍運用；信息通信高度發達，網絡時代到來；低碳觀念日漸普及。在此背景下，會展業競爭日趨激烈，專業買家邀請變得尤為重要。

    在行業內部，上述命題具有十分重要的現實意義。而這些高管交出的各樣答卷，或許能給義烏會展業一些啟迪。

    發郵件也是一門學問

    ———法蘭克福展覽咨詢（上海）有限公司總經理 趙慰平

    由于趙慰平所在公司組織的大都是消費品展，他此次主要就這類展覽專業買家的邀請作了演講。他認為，消費品展的專業買家可從以下群體中尋找：廠家的代理和分銷商；各種規模的批發商、經銷商；超市大賣場；政府機關采購；獨立商鋪等。

    他認為，邀請工作須從“搜索”開始。購買專業買家名單是“搜索”的主要方法，但在市面上流通的專業買家名單中，不真實的數據大概占80%，所以這些資料須經篩選、核實方可運用。

    在運用上述信息過程中，很多會展組織者會以發郵件的方式聯絡這些專業買家。趙慰平認為，發郵件也是一門學問，沒完沒了地發，專業買家會覺得厭煩，影響信息到達率。會展組織者不妨使每次發去的郵件都具新意和可用性。比如，第一次發去的郵件內容是展會的概況，第二次是展會的布局圖紙，大概有哪些參展商參與等等，信息越來越詳細，買家也會越來越有興趣。

    他說，運用電子郵件，最好也采用上述方法，同時，別以附件形式發信息，因為附件下載需要時間，更可能被專業買家誤認為是病毒。此外，郵件中最好注明這樣一句話：“若信息對你無用，請退回，我們將不再發送。”這句話能表明組織者對展會的信心，反而能贏得買家的關注和信任。

    六位一體建立買家數據庫

    ———世博集團上海現代國際展覽有限公司總經理 張定園

    張定園所在的公司曾在上海組織過多場廣告設備展，今年他們的展會吸引了數萬專業買家，其中外商就有1.8萬人。說到專業買家的邀請他有著自己的心得：建立完善的專業買家數據庫。

    建立完善的數據庫，首先要留住專業買家，做到這一點，必須明確專業買家到底需要什么。他們通過努力，讓廣告設備展的專業買家接到了世博會一些項目的廣告噴繪業務。專業買家通過世博會得到了客戶，從而更信任、需要他們了。

    在此基礎上，他們通過“六位一體”的模式穩定數據庫資源。除了開展會，他們還成立了廣告設備展專業買家的協會，定期召開年會為專業買家頒發獎狀，辦起行業雜志，運用手頭資源幫買家得到政府補貼和資助，建立B2B平臺讓他們能在網上尋找客戶。通過這六種方式，越來越多的新買家成為了他們公司的資源，而老買家也一直牢牢鎖定了他們的展會。

    借助社區網絡找買家

    ———勵展華博展覽有限公司董事長 蔣承文

    蔣承文所處公司是“深圳國際禮品展”的主辦方。他在本次沙龍中給出的一個建議，讓在座人士十分受用。

    他說，目前，在國外的會展企業流行從商業社區網站中獲取專業買家資源。很多專業買家往往會在一些商業社區網站中聚在一起，并形成一個固定往來的圈子，比如國內的慧聰、QQ、阿里巴巴等網站都有一些這樣的圈子。而每一個圈子大都有自己的“代言人”，找到這個“代言人”，并與之建立合作關系，往往能很快獲得許多專業買家資源。

    設個洽談間 改改展會名

    ———國藥勵展展覽有限責任公司副總經理 宋偉