隨著傳統的會議組織都會涉及會前準備、會中研討、會后匯總等繁瑣的工作。加之的特殊性質，很多會議涉及不同等級的資料保密。目前，公司各類會議均采用傳統的政府組織方式，所以存在會前紙質資料與銘牌準備過程繁瑣、工作量大且缺乏應變能力；會場排位手工管理、機動性差、效率低；演講信息集中于傳統大屏幕，距離遠者觀看困難，且不便實時交互；會議中資料修改情況難以記錄，討論過程無法保存；與會人員與服務人員間溝通不暢；紙質材料可能導致泄密，安全無法保障，對高端機密會議造成嚴重威脅，可能導致重大損失等等問題。隨著信息化會議時代的來臨，對智能會議需求不斷提高，網絡的應用、輕薄高清顯示設備面世、觸摸技術的不斷提高等使智能化會議普及成為了可能。
   同時，會議資料管理還處在傳統的文檔管理方式。會議資料打印成冊，既浪費了人力、財力，又增加了內部會議資料泄露的風險。無紙化會議管理系統的建設可提高自動化辦公效率，實現無紙化會議、無紙化案件討論，可降低行政辦公費用，提高協同辦公效率。
 
方案簡介
   無紙化會議系統管理平臺，可提供豐富的會議功能，協助會議主辦方對整個會議流程進行高效便捷的控制，對會前準備，會中管理以及會后歸檔操作提供多種服務功能，保證會議正常、有序、安全地進行。無紙化會議系統終端配備會議應用，可支持電子桌牌顯示、簽到圖像采集、多媒體播放、視頻會議、投票表決、呼叫服務、辦公文稿閱讀等多種常見的會議功能，又集成有電子白板、手寫批注、同步文稿演示、文稿導讀、共享到投影儀等高級會議功能，充分滿足參會者的各項需求。在整個會議過程中，無紙化會議系統可以為參會人員提供絕佳的數字化辦公體驗，所有的操作均通過一臺終端完成，簡化了紙質文件的使用，極大推進無紙化會議辦公水平的發展與進步。 
廣州市美格視聽科技有限公司無紙化會議升降設備介紹
采用15.6寸或18.4寸或18.5寸或21.5寸多點電容觸控屏，查看及操作簡單、便捷，類似與平板的觸控體驗，系統可支持無線鍵盤鼠標或手寫板
 液晶屏終端為15.6”寸高分辨率（1920*1080dpi），屏幕視角為IPS全視角液晶屏，顯示效果清晰亮麗.
升降器采用超薄設計，面板寬度僅70MM
 升降器與觸控屏無縫、無連接背板
 支持文件智能分發功能，與會人員如果不涉及這個文件，會議終端自動屏蔽該文件顯示
 支持自由交互功能，任何會議終端在會議過程中按照會議安排支持一鍵廣播本地畫面到其他會議終端與大屏幕同步顯示，
 各終端可以一鍵退出同步畫面進行自由異步查看會議文稿
 會議終端支持一鍵跟蹤功能，會議終端在異步瀏覽文件的同時支持一鍵切換并跟蹤主講，顯示主講同步畫面
支持與傳統信號互聯互通，直接將會場的公共投影的：PPT、遠程視頻等各種高清圖像、視頻，廣播到各個會議終端，進行同步顯示，
 PC模式把無紙化終端作為普通PC電腦使用，并可以不借住其他第三方軟件完成計算機桌面畫面共享到其他會議終端與大屏幕同步顯示
 全面支持會議簽到，表決投票、上網、短消息通知、電子白板、手寫批注、主持功能、中控功能等多項常用會議功能集成
支持會議內容存檔，可設置會后清空或者留存檔案
 支持后臺集控，統一強制切換簽到、呼叫、投票、視頻、文稿界面及人名顯示等功能
該系統覆蓋會前、會中、會后全部流程，提供高品質會議服務，助力實現會議無紙化