項目范圍的擴大會讓我們不斷地原地兜圈,最后變得一發不可收拾,要預防這種現象就叫作“范圍變化控
制”或“把怪物鎖在籠子里”。
作為項目經理,你的成功取決于是否能夠按時、按預算、按質量地
完成項目,因此你會阻止其他人,特別是自己的項目成員把每個新想法
加入到項目中。
當然,你不可能也不應該阻止所有的變化,市場條件、客戶需求、領導者和他們的優先項、技術——這些都可能在一夜之間發生變化,而你不能扮演警察把每個想要改變的人抓起來,那么你的底線在哪里呢?如今,特別是在IT界做項目,需要能夠適應所有突然的變化,作為一名高效的項目經理,你需要一個應對變化的方法,而且要身手敏捷,事實上,“敏捷”這個詞就是指應需求而生的項目管理流程。你的項目也許不需要使用復雜的敏捷體系,但你也要時刻準備好感知和接受變化。我們生活在協同合作的世界,大家相互交流想法,甚至是想出更好的主意帶來更好的結果。與此同時,在這個世界中,人們會因為想出好的主意而得到嘉獎,但有時你也要學會有技巧地禮貌拒絕。你怎樣禮貌地應對變化呢?除了明顯的——保持冷靜和清醒,你需要保持中立直到收集所有的信息,而對話計劃表的規則也可以在此應用:
變化的目的是什么?
影響是什么?
如何實現改變?
只有回答了這些問題,你才能對任何變化做出理性的評論。如果你推脫時聽起來像在抱怨,那就說明你的見解還不夠合理。而通常另一個導致變化發生的是預算。
我們公司的一位顧問分享了下面這個故事。
特里為一家大型快餐連鎖店擔任項目管理顧問,項目團隊要設計營銷和宣傳廣告牌,上面是餐廳食品的誘人圖片,他們正在開最終審核會議,許多周邊的廣告牌已經打印出來了。
當他們向整個團隊展示圖片時,一位高級副總經理提出了一個觀點,他說:“這些圖片很好,但是漢堡里只有一片腌黃瓜,我覺得應該有三片。”
等領導走后,大家絕望了,如果這時做出改變意味著要增加大量的工作,推后時間規劃,并嚴重超支。還有人摔了椅子,為什么?因為這個公司有一條不成文的規定,那就是遵從高級副總經理的任何建議——這意味著所有的預算、時間和努力都白費了,所有的營銷標語都換成“有三片腌黃瓜的漢堡圖片”。
但特里還是鼓勵團隊成員按照項目變更管理流程進行。
有了變更管理工具的指導,他們就只需要花時間來決定變化給項目帶來的影響,他們思考了對截止時間、預算以及項目范圍的影響。他們討論三片腌黃瓜是否對銷售有幫助,需要什么資源,以及變化帶來的內部和外部風險。
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