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總是很忙,可能是方法不對

作者: 時間:2020年06月24日 信息來源:

   總是很忙,可能是方法不對

 
  我曾經(jīng)有一段時間工作異常忙碌,不僅晚上要加班到很晚,周末也要加班,一個月僅休息了一天。曾經(jīng)有一次晚上坐加班班車,整個車空蕩蕩只有我一人,班車司機還說明天就中秋節(jié)了你怎么還加班那么晚?我說為了討生活。然后司機就開著大巴把我直接送到了家門口。然而他不知道的是第二天我仍然在加班。
 
  我記得當時我們每個人都有自己負責的若干產(chǎn)品,這些產(chǎn)品會有周期性的需求需要做設計,還有與之相關(guān)的調(diào)研、競品分析、測試等工作。除此之外,還會有一些概念設計、專利申請、預研的工作。并不是每天都只做這些產(chǎn)品項目上的工作,還會有各種各樣的會議,部門內(nèi)的分享交流,公司的培訓課程等這些都特別占用時間。你還要處理堆積如山的郵件,不斷騷擾你的內(nèi)部IM消息和電話。幸運的是那個時候還沒有微信,不然精力可能更分散。
 
  本來應付上面的事情就已經(jīng)需要加班加點,但是當時我有個同事請婚假,他又把工作交接給了我,同時主管還安排了一個合作項目讓我負責,部門經(jīng)理還讓我跟外部的培訓機構(gòu)聯(lián)系給部門的新員工做一次培訓。
 
  其實那個時候我已經(jīng)是一名導師,手下有需要輔導的新員工,因為自己忙得團團轉(zhuǎn),對他們在工作上的指導也不夠。
 
  我當時的做法就是想著所有的事情我每天都要做一些,要有點進展,只要我多加點班,總能漸漸都干完。我的電腦顯示器旁貼滿了各種便簽紙,上面寫了各種未完成的工作任務,撕掉一個,又會加上另外的。每天一到公司看著貼了滿滿一顯示器的便簽紙就頭大,晚上關(guān)電腦回家的時候看著顯示器上的便簽紙又更加疲憊。
 
  現(xiàn)在回想起來那個時候的自己根本不懂時間管理,工作任務多的時候也不跟主管溝通,總想著自己加加班就能完成。但是,我發(fā)現(xiàn)工作是永遠做不完的,一個任務沒結(jié)束,另一個任務已經(jīng)到來,還有很多臨時的任務,以及自己不懂得拒絕的任務,不僅形成了惡性循環(huán),還導致效率很低,甚至會影響到完成質(zhì)量。說到底,自己那么忙,就是方法不對。
 
  如果現(xiàn)在讓我回到當初的那個時候,我一定不會再像當時那樣毫無章法,搞得自己疲憊不堪。
 
  我會加強時間管理,并對工作任務有更好的處理。
 
  首先,在自己不堪負荷的情況下要跟上級積極溝通,避免承接更多額外的工作,其實就是學會說“不”。比如,那個請婚假同事的工作,我應該跟上司溝通交接給別人。可能上司并不完全知道我手頭上有多少工作,還以為我能接下來,但是如果我能跟他說明情況,他也有可能選擇別人,或者不用我全部承擔。甚至可以跟請假的同事溝通是否可以推遲假期。這些之前我都沒有嘗試去做,而是一口答應下來。其實這樣做不僅自己吃不消,對項目也是一種不負責任。自私一點說,別人的項目做砸了是我的原因,做得好也最終要交還給別人。再遇到這樣的情況一定是量力而行,而不是打腫臉充胖子。
 
  其次,要懂得放權(quán),既然自己是導師,有些事情可以交給徒弟去做,不用所有的事情都抓在自己手里。比如聯(lián)系外部培訓機構(gòu)組織部門培訓的事情,這些事情耗費時間,但是沒有什么難度,都是一些溝通和處理流程,即便是新員工也沒有什么問題。還有測試、設計驗證,這些也可以交給新員工去做,這樣既能減輕自己的壓力,也可以加強新員工對產(chǎn)品的熟悉。還有些會議是不是一定要自己去參加?是否也可以讓新員工代替自己去旁聽?這樣也可以大大節(jié)約時間。
 
  再次,對必須自己做的工作進行優(yōu)先級的劃分,分為重要且緊急,重要不緊急,緊急不重要,不重要不緊急。重要且緊急的事情一定優(yōu)先處理,這類工作通常都是跟產(chǎn)品、項目相關(guān),如果研發(fā)等著設計評審、產(chǎn)品交付時間即將到來,那么這個時候即便要加班也要保證處理。重要不緊急的事情諸如跟合作方的交流、公司的培訓、專利申請、預研等,這些對項目、個人乃至團隊可能都比較重要,但是不一定需要非常急迫的處理,那么就可以先排好計劃。比如合作方的交流可以先預約時間,公司的培訓一般都是周期性的,可以排到下一輪再去,而不用趕著自己忙的時候還參加培訓。
 
  緊急不重要的事情比如是一些臨時的會議,人事、行政方面的流程性工作。如果處理這些事情花費時間很少就立即處理,比如回復一個郵件,審批一個電子流,如果花費比較多的時間就看能不能找人代勞或推掉。不重要不緊急的事情有可能是跟工作無關(guān)的私事,比如部門內(nèi)的分享交流活動,某個同事的生日慶祝。在你自己正事都忙不過來的情況下,不重要的事情可以推掉。
 
  最后,充分利用好不同的時間段和碎片化時間。比如早上頭腦比較清醒的時候,最好不受打擾地做設計、出方案,下午再參加相關(guān)會議討論、評審工作。郵件可以先瀏覽一遍標題,重要緊急的立即回復,然后利用碎片化的時間處理一般的,內(nèi)部IM信息等采取集中時間回復,而不是把整塊的時間都碎片化。整塊的時間用于處理重要、難度高的工作任務。甚至可以利用時差來處理跟外國合作方的郵件交流。
 
  很多人都說正規(guī)公司就是“朝九晚五”,其實真的不是,有時候事情就是非常多,加班在很多公司都是常有的事。但是忙也有瞎忙和有技巧的忙之分,瞎忙只會越忙越累,而且可能沒有很好的成效,有技巧的忙則能在有限的時間里完成盡可能多的任務,最終讓自己漸漸不忙。所以,如果你總是很忙,可能是方法不對。
 
  來源:努力,是為了可以選擇 作者:沐丞 著
 
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