第一步，收集任務。對員工而言，在正式工作之前，要羅列未完成的任務、各種行動方案以及正在等待執行的任務，并進行專門記錄，確保不會遺漏。

    第二步，整理任務。員工必須對自己的工作任務加以區分，可行動的任務可以立即著手執行，無法在短時間內完成的可以對下一步行動進行管理；而不可行動的任務可進一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾等類型。

    第三步，管理任務清單。對于那些參考資料的管理或者對下一步行動的管理，一定要制定任務清單，比如通過文檔管理系統來管理參考資料，而對用來記錄那些委派他人去做的工作的等待清單、記錄延遲處理且沒有具體完成日期的未來計劃的未來清單，以及記錄后續工作任務及要求的行動清單則進行下一步行動管理。

    第四步，回顧與檢查。任何一項工作任務清單的制定都需要進行事后檢查，這是為了確保工作任務的準確性與及時性。

    第五步，開始行動。為了達到最佳的效果，員工在選擇清單以及清單上的事項來施行之前，應該充分考慮到所處的環境、時間長度、精力情況以及重要性等因素。